Los nuevos escenarios y las nuevas políticas de teletrabajo y flexibilidad, nos vuelven a poner a prueba, y nos exigen nuevas formas de trabajar más digitales.
La mayoría de las empresas solo han superado la barrera de concienciación, con una mentalidad más abierta a todo lo digital, también han pasado a la acción facilitando a los equipos herramientas tecnológicas, servicios en la nube, equipos para teletrabajar…pero ahora falta lo más difícil:
- El cambio real hacia nuevas formas de trabajo con herramientas digitales, colaborativas y en red (que va mucho más allá de las videoconferencias y chatear)
- La identificación de nuevos procesos de trabajo que deben transformarse con modelos digitales, para que los equipos y líderes sean eficientes y productivos, así como acompañar el cambio y la adopción.
- Abordar los nuevos retos de cambio cultural con los nuevos escenarios de empresas híbridas y en remoto.
En INCIPY hemos sido firmes defensores y embajadores de la importancia de estos retos de Transformación Digital con foco personas y organización, y muchos son los proyectos que en este ámbito nos sentimos orgullosos de haber abordado. Pero ahora, más que nunca nuestro mensaje es que hay que acelerarlos.
¿Qué retos debemos abordar?
Si no queremos quedarnos atrás, y que el teletrabajo solo sea un cambio de un espacio desde donde trabajar, y no un cambio real y transformador de cómo trabajamos para ser una organización más ágil, rápida, digital, flexible, productiva y eficiente, es clave emprender cuanto antes los siguientes retos:
- ¿Cómo transformar nuestros procesos, proyectos, tareas a nuevos modelos de trabajo digital?
¿Qué tareas son más idóneas para ser desempeñadas en entornos digitales? ¿Qué funcionalidades de las herramientas tecnológicas que ya tenemos son más eficientes para cada tipología de tareas o retos? ¿Qué procesos concretos no es aconsejable trasladar en online?¿Cuál es el mix óptimo entre teletrabajo y trabajo presencial? - ¿Cómo monitorizar la eficacia, eficiencia y productividad de los equipos que teletrabajan? ¿Qué cosas podemos monitorizar y cómo? ¿Con qué objetivos concretos? ¿Cómo integrar los nuevos KPI’s en los procesos de evaluación y desempeño? ¿Qué herramientas informáticas pueden ayudarnos a medir y valorar? ¿Qué competencias digitales necesitan los equipos?
- ¿Cómo cuidar y nutrir la cultura corporativa en un entorno de creciente teletrabajo? ¿Qué debemos hacer — y evitar — para que todos los empleados se sientan implicados y comprometidos con una organización “híbrida” que combina teletrabajo con trabajo presencial? ¿Cómo acercar a las personas con seguridad y distanciamiento físico? ¿Cómo fomentar el espíritu de equipo tan fundamental?
Hace unos días en el 4º Ciclo INCIPY #DigitalBootcamp presentamos 6 interesantes casos reales de Negocio Digital y de FlexWork con empresas pioneras como: BBVA, DORNA SPORTS/MotoGP, ING, INDEED, y TV3/CatRadio.
El caso de CCMA (TV3-CatRadio) fue precisamente un ejemplo de un piloto exprés de cambio cultural y de aceleración de nuevas formas de trabajo digital, colaborativo y en red, utilizando como palanca las potentes funcionalidades del Office 365/Teams. Daniel Reyes, Director de Proyectos de Transformación Digital de la corporación, compartió cómo lo habían realizado y cómo iban a extender la exitosa iniciativa al resto de la corporación. Un caso del que nos sentimos muy orgullosos desde la oficina de Barcelona en INCIPY por haber acompañado y por los resultados.
Os comparto algunas claves del PROYECTO:
Por qué y para qué:
CCMA es la corporación que gestiona los medios de comunicación audiovisual de la cadena de televisión y de radio, TV3 y CatRadio. Producen y emiten en directo 24h por 7 días semanales, tienen 2.400 trabajadores y un sistema de financiación mixto de aportación pública y privada.
Dentro de sus objetivos estratégicos, se encontraba potenciar un modelo de RRHH,
con personas comprometidas, flexibles, eficientes, adaptadas a los cambios del sector y al día tecnológicamente.Se implanta el Office 365 (Teams) para sustituir software obsoleto, y se identifica que las potentes funcionalides pueden ser una excelente oportunidad de modificar y transformar métodos de trabajo, procedimientos, comportamientos de los equipos, la comunicación entre compañeros y el liderazgo de las personas..
La transcendencia de este potencial hace que, de común acuerdo, las áreas de Sistemas de Información y de Desarrollo y Estrategia en RRHH, pongan en marcha un proyecto que impulse un cambio tangible en la cultura corporativa de la CCMA.
Primeros pasos:
- Se crea el llamado equipo G12, un equipo transversal con participación de Sistemas, Estrategia en RRHH, Comunicación y Organización y Procesos, designando a Daniel como Director del proyecto.
- Se crea una marca del proyecto: vital para posicionarlo en la empresa: “Impuls”
- Se define el alcance y los Objetivos: detectar y priorizar las áreas de cambio cultural a potenciar, asegurar la implantación de las herramientas y los cambios en los métodos y procedimientos de trabajo, y diseñar un plan de adopción.
Piloto:
Se realiza un piloto para estudiar y aprender de diversos casos de uso (reales y muy representativos de la corporación), que permita definir las normas de gobierno de Teams en la CCMA, y elaborar un plan de extensión posterior a toda la corporación.
- Se identifican estratégicamente 6 casos de uso de trabajo, con criterios clave de selección de los equipos y roles a involucrar.
- Se definen, junto a los responsables de los equipos, las necesidades organizativas y de procesos en los que Teams les puede ser de gran ayuda.
- Se realiza una formación exprés de todos los miembros del piloto (responsables y usuarios).
- Se acompaña durante 4 semanas a los equipos: desde la creación y configuración inicial hasta el final del piloto.
Resultados:
Muy satisfactorios y un gran aprendizaje, tanto para el equipo impulsor como para los participantes, así como, la gran constatación de que trabajar en digital ayudará a ir cambiando la cultura corporativa de la corporación, sobre todo en 3 aspectos: trabajo en red y colaborativamente, competencia digital global (focalizada en mejorar la eficiencia, destacando la mejora de la comunicación), y a ser mucho más ágiles.
También os comparto 3 preguntas que le formulé a Daniel Reyes al terminar su exposición, que me parecen muy interesantes y altamente inspiradoras para todas las compañías que os encontréis con estos retos.
¿Cuáles serían para ti las 3 lecciones aprendidas?
- No se utiliza igual en todos los equipos: hay equipos que adoptan rápidamente las nuevas herramientas y metodologías de trabajo, y equipos a los que les queda muy lejos y habrá que acompañar y seducir más.
- Vital invertir tiempo en entender el funcionamiento del equipo, sus procesos, retos de trabajo… para configurar el Team.
- Explicar, explicar y explicar para qué sirve, qué hacemos en el Team, los beneficios…, y dar ejemplo utilizándolo.
¿Cómo vais a extender la iniciativa al resto de la organización?
“La convivencia de diferentes perfiles nos hace proponer un plan de extensión a dos velocidades: la rápida (no existe el NO) y la planificada (te toca), con los siguientes pilares de implantación y extensión: Formación (Directivos, Súper-usuarios, Usuarios y Propietarios de equipos), Operativa (Normativa y KPI’s, protocolo de apertura de equipos, apoyo en configuración e implantación y planificación) y Comunicación (Equipo directivo, organización en general y equipos. Imagen y canales de feedback)”
¿Un consejo a otras empresas que ya tienen Office 365/Teams pero limitan su uso a chat y videoconferencia?
“Teams tiene un gran potencial para cambiar comportamientos en la empresa: hábitos de comunicación, trabajo en equipo colaborativo y aplicación de técnicas o métodos ágiles.
El cambio de los comportamientos es el primer paso del cambio cultural.
Para los que tienen equipos directivos convencidos y capacidad de influencia directa, los beneficios son los mismos, pero es más fácil. Animarles a entrar en el mundo Teams, engancha y se produce rápidamente el efecto mancha de aceite.”
