La crisis del coronavirus ha acelerado la llegada del «futuro del trabajo» y nos obliga a focalizarnos con urgencia en cinco ámbitos para poder reestablecer, en parte, el mercado laboral: formación en competencias digitales de empleados y profesionales, rediseño de la educación para los empleos del mañana, priorización en la reinserción laboral del talento, revalorización de los empleos esenciales tan críticos en estos momentos y la reconfiguración de los modelos de trabajo, indica en su artículo el director del WEF.

A las puertas de un nuevo confinamiento en España por los rebrotes del Covid´19 seguimos impactados por la vulnerabilidad de la salud a nivel mundial pero también inmersos en un entorno incierto que claramente indican un cambio de época. Con grandes retos como la digitalización, la Inteligencia Artificial, el compromiso con la naturaleza y el medio ambiente, la sostenibilidad de nuestro estilo de vida, los nuevos modelos educativos, la conciliación, los atascos en los accesos a las grandes ciudades, la vuelta a los pueblos, las nuevas generaciones… Es clave analizar los nuevos modelos de trabajo que han llegado para quedarse y abordar los retos que supone en las organizaciones el trabajo flexible.

En la agenda directiva se debe incluir,
con mentalidad innovadora, la decisión de qué tipo de
políticas de flexibilidad
vamos a aplicar en nuestra organización.

Creo que el teletrabajo no necesita de una nueva regulación sino de la confianza suficiente para que directivos y empleados construyan juntos la forma de organizar la actividad laboral así como de la autonomía necesaria para ejercer sus propias responsabilidades. Y evidentemente es necesario un marco de trabajo que garantice un entorno adecuado. El teletrabajo vivido en pleno confinamiento, sin planificación, con los hijos en casa, sin formación, sin medios… no debe esconder las ventajas reales de una combinación entre trabajo en espacios físicos y virtuales… En INCIPY sabemos, por experiencia propia y de nuestros clientes a los que hemos acompañado, que una organización con políticas claras de trabajo flexible o flex work incrementa la satisfacción de sus empleados así como la eficiencia del negocio a la vez que impulsa y acelera la Transformación Digital hacia organizaciones más ágiles, colaborativas, abiertas e innovadoras.

Me encanta el caso de ING que han decidido definitivamente implantar un modelo de flexibilidad de 100% trabajo libre que como indica mi amigo Isaac Vitini, Director de Recursos Humanos de ING España y Portugal, se trata principalmente de un cambio de mentalidad: “en ING llevábamos probando varios modelos de trabajo diferentes desde hace un año. La pandemia nos sorprendió testando en varios equipos el modelo 100% libre, que finalmente fue el más valorado por los empleados y el que vamos a implementar a toda la organización… Con esta opción cambiamos la forma de entender el trabajo y damos libertad a nuestros profesionales para que puedan elegir y conciliar. En definitiva, que puedan trabajar y vivir mucho mejor.”

Probablemente no todas las empresas puedan o quieran tomar este tipo de decisión pero sin duda alguna sí pueden y deben plantear qué política de flexibilidad van a adoptar y cómo quieren prepararse para un año con posibles confinamientos intermitentes y lo más importante cómo quiere afrontar los retos del sXXI así como la necesaria Transformación Digital.

¿Cómo desplegar el trabajo flexible o flex work?

01. Debatir y decidir la política de flexibilidad laboral más adecuada.

Definir el grado de teletrabajo: del 20% (1 día a la semana), 40% (2 días o 4 medios días) o del 100% de flexibilidad como han aplicado en ING o decidir implementar teletrabajo solo en caso de estricta necesidad como muchas otras compañías han decidido… Pero en cualquier caso, es necesario reflexionar y decidir si realmente puedo dar la espalda a una nueva forma de trabajo que va ser clave en el sXXI.
Reflexionar, teniendo en cuenta los objetivos estratégicos y cómo realmente nuestros equipos y líderes están preparados para trabajar con herramientas y plataformas tecnológicas y colaborativas. Todas las actividades no esenciales hemos realizado un buen test con el trabajo desde casa en los momentos de confinamiento y podemos evaluar el impacto de su efectividad y eficiencia. Y sobre todo las oportunidades para todos.

02. Revisar el ecosistema digital identificando soluciones que amplíen y completen el Digital Workplace.

En el siglo XXI entendemos que la mayor parte de puestos de trabajo tienen dos dimensiones complementarias y conectadas, la física y la digital y existen soluciones prácticas e innovadoras como ROOM Remote Office Manager, que permite facilitar el movimiento entre el trabajo en la oficina y en casa o en cualquier otro lugar; esté dónde esté el talento. Para los empleados les permite de manera natural y sencilla:

• Generar turnos de entrada y salida de la oficina
• Reservar un puesto de trabajo
• Reservar salas de reuniones y crear invitaciones para las visitas
• Reservar un lugar en los espacios comunes como Parking o Cafetería
• Solicitar material para mejorar el trabajo desde casa
• Noticias y notificaciones a tiempo real
• Eventos y Chat online

Y para los administradores de la empresa:

• Disponer de información en tiempo real
• Conocer y gestionar la ocupación de las instalaciones
• Flexibilidad de los empleados
• Mejorar la Employee Experience
• Un claro Impulso para la Transformación Digital
• Detectar posibles contagios para mejorar la salud

03. Poner en marcha un plan de adopción del trabajo flexible de forma eficiente.

Después de más de 11 años impulsando la transformación digital de las organizaciones y negocios, en INCIPY sabemos que la clave no es la tecnología sino los procesos de adopción al cambio para que cultura y personas no sean un freno a la innovación.

Saber combinar eficazmente el trabajo presencial con el remoto, interactuar con los equipos en la oficina o fuera de ella, con flexibilidad de días, horarios e incluso de espacios solo lo conseguiremos si estamos preparados para trabajar en red, de forma transversal, por proyectos y con herramientas digitales. Y para conseguirlo debemos ayudar a nuestros equipos y managers con protocolos de actuación, formación y el asesoramiento adecuado para poder desplegar con éxito un proyecto transformador como el flex work.

Como escribía mi querida socia Mireia Ranera en su artículo «Del teletrabajo al trabajo en red 5 claves», han existido grandes diferencias en la crisis de la pandemia en función del grado de madurez digital de las organizaciones, algunas organizaciones más tradicionales han tenido más dificultades que las innovadoras pero muchas pudieron incorporar de forma urgente herramientas tecnológicas, migrar la documentación a la nube y ayudaron a los equipos a teletrabajar con formación y apoyo exprés. Pero ahora, es el momento de profundizar y acelerar con todas las palancas para la adopción del verdadero trabajo flexible, es decir:

“la capacidad de una organización para trabajar en red,
de forma colaborativa y eficiente,
de liderar y gestionar equipos en remoto
así como de utilizar herramientas digitales de trabajo
para ser más productivos,
más flexibles y ágiles”

El plan de adopción es recomendable realizarse con oficinas piloto en organizaciones grandes siendo clave identificar necesidades estratégicas y tácticas así como casos de uso en la organización para elegir grupos en oficinas pilotos que sean representativos y aporten valor para el despliegue global.

04. Plan de Comunicación Interna.

El trabajo flexible requiere de confianza y autonomía y para muchas organizaciones puede suponer un cambio 360º en la forma en cómo las personas trabajan, se relacionan, se comunican, participan… No solo hay que formar y acompañar en la adopción, sino que el reto es trasladar una nueva cultura así como las metodologías de trabajo presencial a un trabajo en plataforma que potencia y agiliza el trabajo de los equipos.
Debemos comunicar de manera permanente cómo los empleados están experimentando las ventajas en su día a día, sus logros, cómo se sienten, cómo resuelven las dificultades o incluso como se realiza la “desconexión digital” identificando su potencial y haciéndoles los verdaderos protagonistas y embajadores del proyecto transformador que supone desplegar el trabajo flexible.

El nuevo entorno ha acelerado las nuevas formas de trabajo más digitales, que nos ayudarán a ser organizaciones más flexibles, ágiles, colaborativas, innovadoras y eficientes.
Lo único seguro en estos momentos es la incerteza pero podemos convertirla en una ventaja competitiva cuidando de nuestros equipos y acelerando la adopción del trabajo flexible.

Si quieres en INCIPY podemos ayudarte con ROOM.