Hemos vivido la experiencia de teletrabajo más relevante y global de la historia, y todos vamos a ser protagonistas de nuevos modelos de trabajo innovadores y disruptores.
Los nuevos escenarios post- Covid’19, están impulsando nuevas formas de trabajar en las empresas, forzadas aún por preservar la seguridad de los empleados ante escenarios aún muy inciertos y poco predecibles, pero con una mentalidad más abierta y con la imperiosa necesidad de apostar por nuevas políticas de flexibilidad.
¿Cuál es el escenario?
- Las organizaciones con más cultura digital, habituadas a trabajar con herramientas y plataformas tecnológicas, se han adaptado sin problemas a un confinamiento y trabajo desde casa, que no ha impactado en su efectividad y eficiencia. El trabajo, la relación y comunicación con los equipos, con los jefes, con los clientes, nos se ha visto prácticamente impactada.
En este tipo de compañías, las políticas post Covid-19 han sido de total flexibilidad y de mantener los formatos de teletrabajo, con previsiones a largo plazo de vuelta a las oficinas, en Setiembre o incluyo en Navidades. Google, Spotify, Twitter, Amazon… han marcado tendencia, pero también lo estamos viviendo en España con ejemplos como ING Direct implantando un modelo de 100% de trabajo libre.
“Quien ya se sabía mover en el trabajo
por proyectos y con herramientas digitales,
y usaba el conocimiento transversal o el compromiso de los equipos
no está reparando en dónde está trabajando la gente".
- Las organizaciones más tradicionales, grandes o pequeñas lo han tenido más difícil, y es admirable como han abordado de un día para otro el teletrabajo, incorporando de forma urgente herramientas tecnológicas, migrando la documentación a la nube, dando facilidades y ayudando a los equipos a trabajar desde casa con formación y apoyo. Pero en este tipo de empresas, es donde ahora está siendo más complicado aplicar las nuevas políticas de teletrabajo o flexibilidad.
“Quienes no estaban habituados a trabajar en red y
gestionar equipos con herramientas digitales,
han limitado el teletrabajo a las vídeo conferencias y al chat,
y ahora tiene grandes dificultades de transformar su día a día y procesos de trabajo, con las nueva formas de trabajar, interactuar y comunicarse.”
Vamos hacia escenarios en donde va a ser clave aplicar la modalidad del teletrabajo, pero de forma eficiente, trabajando de forma presencial o en remoto, interactuando con los equipos físicamente en la oficina o fuera de ella, con flexibilidad de días, horarios e incluso de espacios. Y solo lo conseguiremos si sabemos trabajar en red, de forma transversal, por proyectos y con herramientas digitales.
Teletrabajar, trabajar en remoto o de forma flexible es:
- la capacidad de trabajar en red,
- de forma colaborativa y eficiente,
- de liderar y gestionar equipos en remoto,
- y de utilizar herramientas digitales de trabajo para ser más productivos, más flexibles y ágiles.
“La tecnología es el gran facilitador, pero estamos ante un reto cultural y de personas, que necesita un plan de adopción”
Los últimos datos del 5º Estudio de Transformación Digital en RRHH – INCIPY, ya nos alertaban: Un 64% de las empresas en España tenían plataformas de trabajo colaborativas en red, pero sólo el 24% conseguía la adopción.
Las organizaciones con más cultura digital, habituadas a trabajar con herramientas y plataformas tecnológicas, se han adaptado sin problemas a un confinamiento y trabajo desde casa, que no ha impactado en su efectividad y eficiencia. Clic para tuitear
Urge acelerar de forma urgente la adopción de las potentes herramientas digitales que ya están en muchas organizaciones a disposición de los empleados, como el Office 365 (Teams) y otras plataformas digitales de trabajo en red, pero que desafortunadamente están infrautilizadas y se desconoce internamente todo el potencial de sus funcionalidades.
Tras 10 años acompañando en Incipy la adopción de espacios digitales e interactivos en red, y con el orgullo de haber acompañado muchos casos de éxito, ahora más que nunca éstas son mis recomendaciones:
Trabajar con herramientas digitales en red:
- Implica una transformación cultural y nuevas formas de trabajo.
- Rompe barreras, silos y jerarquías.
- Ha de abordarse de forma transversal con el sponsoring de agentes clave para que prospere. ¥
- Impacta en los departamentos, procesos y empleados.
- Requiere ser visto como un proyecto estratégico y de todos.
- Supone poner al empleado en el centro para acompañar el cambio y conseguir la adopción.
Cómo conseguir la adopción: 5 claves
- Protocolos de gobierno estratégicos y tácticos iniciales: es importante definir de forma transversal y con el equipo que impulse el proyecto (HR, IT, Comunicación, Digital..) los modelos básicos de gobierno (centralizado, descentralizado, mixto…), las limitaciones y permisos… Y todos aquellos aspectos tácticos y normas básicas corporativas, que facilitarán los primeros pasos en la creación de los grupos en la red, guiarán en la nomemclatura de los grupos y canales, establecerán las bases y workflows en la organización archivos y gestión documental...
- Pilotos y casos de uso: es clave identificar necesidades estratégicas y casos de uso en la organización (transversales, generales, por departamentos, por equipos, por proyectos, por procesos…). Y en base a ello, elegir grupos pilotos que sean representativos, estratégicos y aporten valor en la empresa.
- Involucrar a Responsables de equipos y roles clave: Hay que hacer partícipes a roles clave, asesorarles en la definición de cómo reconvertir los procesos presenciales a los entornos digitales, y acompañarles en cómo bajar en detalle sus retos y su día a día con las nuevas funcionalidades que ofrece la nueva plataforma tecnológica de trabajo. En definitiva, mostrarles de forma práctica el valor y las mejoras en la comunicación, en la gestión de equipos y en la productividad que aportará al grupo y a los proyectos.
- Comunicar “para qué” y acompañar el “cómo”: Trabajar en red puede cambiar notablemente cómo las personas trabajan, se relacionan, se comunican, participan… No solo hay que formar, sino que el reto es trasladar los proyectos de trabajo a una plataforma que potencia y agiliza el trabajo de los equipos. Acompañando el “cómo”, los empleados experimentan en propia piel las ventajas en su día a día, entienden el “para qué”, experimentan e identifican todo su potencial y se convierten en los mejores embajadores del proyecto y promotores de nuevos grupos de trabajo en la red.
- Plan de adopción y extensión: Es importante dar soporte, de forma práctica y útil durante el proceso, con Webinars y vídeo tutoriales, guías sencillas, faq’s y respuestas en tiempo real con Chat-Bots o “Key users” para resolver de forma ágil y atractiva dudas y consultas. Y sobre todo acompañar la adopción, estando cerca de los responsables, roles y equipos, identificando frenos y oportunidades, escuchando necesidades, asesorando. Hay que apoyar el uso y asumir que hay una curva de adopción. Recoger aprendizajes, validar los pilotos y aplicar el know how aprendido permitirá ir extendiendo paulatinamente la iniciativa a toda la organización.
Los nuevos escenarios y las nuevas políticas de flexibilidad, nos vuelven a poner a prueba, y nos exigen nuevas formas de trabajo más digitales, que nos ayudarán a ser organizaciones más ágiles, colaborativas, digitales y eficientes. Aprovechemos el potencial de la tecnología y aceleremos la adopción.
Si quieres, en INCIPY podemos ayudarte y hacer el camino juntos.
