En estos momentos de COVID-19 me gustaría compartir algunas reflexiones e ideas ante los retos urgentes de adopción del teletrabajo y en cómo la cultura digital puede ser una palanca clave de cambio y darnos velocidad.
La pandemia y el confinamiento nos está poniendo a prueba como empresas, y los atributos que caracterizan la Cultura Digital, cobran en estos días una importancia vital porque se nos exige ser:
- Organizaciones Innovadoras: innovando en la toma de decisiones con escenarios desconocidos e inciertos; innovando en nuevas formas de trabajo; innovando en cómo seguir en contacto y atendiendo a los clientes; reconvirtiendo en algunos casos la producción, con nuevos productos o servicios para ayudar y colaborar como hemos visto con empresas como Seat, Novolux (empresa de lámparas) produciendo respiradores, o Inditex (mascarillas) y otras muchas innovadoras y generosas iniciativas.
- Organizaciones Conectadas: estando cerca de los clientes y empleados con canales 100% digitales, porque ahora no pueden ser físicos.
- Organizaciones Flexibles: preparadas para adaptarnos a cambios radicales, desde cierres de nuestras fábricas a nuevos procesos y protocolos si somos empresa de productos de primera necesidad; manteniendo nuestra actividad con los empleados desde sus casas, con redes comerciales sin movilidad, con equipos de atención al cliente dando servicio desde casa…; o con los equipos parados por ERTES.
- Organizaciones Ágiles: con rapidez y velocidad en un entorno impredecible e incierto en el que hoy se nos pide cerrar y parar, quizás de un día a otro volver… y en donde es clave hacerlo todo con gran agilidad.
- Organizaciones Transparentes y Colaborativas: abiertas, cercanas, horizontales, con directivos y personas reales que den la cara y comuniquen, en donde la colaboración es clave, tanto a nivel mundial, de país, de sociedad, de sector, de empresa. En donde todo suma.
Todos estos retos han llegado afortunadamente en un momento de mayor sensibilidad digital, pero desafortunadamente en pleno proceso de cambio, y sin los deberes hechos, en la mayor parte de las compañías.
Según nuestro último estudio de Transformación Digital en RRHH en España - INCIPY, el 57% de compañías estaban iniciando el proceso de adaptarse a los entornos y retos digitales, 14% afirmaban que comenzaban en breve, 7% no lo consideraban prioritario, y sólo un 23% confirmaba estar muy avanzado en el proceso.
¿Cómo podemos acelerar la Cultura Digital y la adopción del #Teletrabajo en estos momentos del #COVID19?
1. LIDERAZGO DIGITAL
Con un liderazgo digital a todos los niveles, pero en estos momentos empezando por la alta dirección, con visibilidad, información, transparencia, comunicando la situación, los retos y las decisiones. Liderazgo digital también de los mandos intermedios para seguir estando cerca de sus equipos en remoto y ser el mejor ejemplo.
Un liderazgo que podemos ejercer a través de canales digitales que den visibilidad interna y externa a las decisiones, para estar más cerca que nunca de los empleados y equipos a pesar de la distancia.
Algunos ejemplos:
- Ana Botín, Presidenta Banco Santander comunicaba el mismo día de confinamiento las decisiones tomadas en un Town Hall Global en línea, en el que se conectaron más de 15.000 empleados, y compartía en LinkedIn como visitaba por la tarde los servicios mínimos presenciales en algunas oficinas y les daba apoyo.
- Federico Linares, Presidente de EY España, una de las Big 4, compartía en el Instagram corporativo de la compañía y desde su casa, su versión de la canción “Resistiré” y pedía el apoyo a los equipos teletrabajando con hashtags específicos del momento.
- Los formatos o canales digitales pueden ser diversos: a través de un mensaje escrito o con un vídeo grabado compartido en la intranet o por correo electrónico, convocando webinars y reuniones en línea, o creando en la red social corporativa o en las plataformas de grupos de trabajo en red un grupo específico de encuentro y conversación.
2. COMUNICACIÓN INTERNA DIGITAL
En estos momentos de una necesidad extrema de información actualizada y permanente, en donde los empleados están teletrabajando o en sus casas a la espera de nuevas noticias, la comunicación a través de herramientas y canales digitales es clave para dar tranquilidad, informar, compartir decisiones, prevenir pánico, evitar la incertidumbre y minimizar el aislamiento.
- Debemos adoptar un enfoque y estrategia multicanal, con comunicaciones adaptadas a diferentes herramientas digitales, sean corporativas o no, para asegurarnos llegar a todos:
- Notificaciones por móvil
- Newsletters
- Blogs
- Intranet y Digital Workplaces
- Pop-ups/Banners
- Mini-sites monográficos con información permanentemente actualizada
- Digital Help Centers para canalizar consultas, reportar incidencias, incluir manuales y protocolos.
- Chat-Bots o elaboración de Faq’s para responder preguntas frecuentes… entre otros.
- Potenciando al máximo un estilo de comunicación más bidireccional, interactivo y social:
- con artículos, informes y noticias, que permitan responder, preguntar, dar un “like”
- creando espacios sociales y grupos en red, especiales y específicos para este momento, con el objetivo de favorecer al máximo la conversación, recibir opiniones, abrir espacios de sugerencias, de escucha y de feed-back con los empleados y equipos.
3. TELETRABAJO EN RED
Algunas empresas más avanzadas, habían iniciado alguna iniciativa de flexibilidad y teletrabajo (“Smart Working”, “Home Working”, “Flexible Working”, “e-Work”…) pero en ningún caso eran políticas contempladas o se habían puesto en práctica para el 100% de los trabajadores y de forma masiva y simultánea para todos.
Tanto para este tipo de compañías como en aquellas no tan preparadas, el tema ha cogido a las organizaciones por sorpresa, con grandes retos y altísima necesidad de acelerar de forma urgente la implantación de herramientas digitales, así como, apoyar de forma exprés la formación, el uso y la adopción.
Algunos consejos:
- Facilitar, desde un mismo espacio digital de entrada, el acceso rápido a todas las herramientas digitales corporativas a disposición del empleado.
- Centralizar también en un mismo punto los recursos y guías de uso de dichas herramientas.
- Habilitar un espacio digital monográfico de #Teletrabajo, para acompañar con consejos, best practices, recomendaciones…
- Y ahora con más esfuerzos que nunca, es clave acompañar y acelerar el uso de una red social corporativa o de plataformas de trabajo en red tipo: Yammer, Beezy, Workplace, Teams, Slack, Google for Work, Jam, Jive….
Es un momento crucial para trabajar, comunicarnos, colaborar, compartir a distancia y las herramientas digitales van a ser claves para nuestros empleados Clic para tuitear
Es un momento crucial para trabajar, comunicarnos, colaborar, compartir a distancia y estas herramientas digitales van a ser claves para nuestros empleados. Tanto si en vuestra organización este tipo de plataformas ya estaban implantadas pero no se había gestionado la adopción, como si se ha tenido que implantar de forma urgente, mi recomendación es:
- Un plan de adopción exprés que defina e impulse el governance, la comunicación, la creación de grupos y comunidades y la dinamización.
- Definir y acompañar planes específicos de Champions y Key users…
- Elaborar de forma rápida elementos de apoyo: video-tutoriales, guías de uso, infografías...
- Impulsar formaciones exprés vía webinars.
- Facilitar espacios de help desk y de soporte digital.
4. DIGITAL EMPLOYEE ENGAGEMENT
Y por último, pero no menos importante, os aconsejo crear espacios e iniciativas digitales con los empleados para humanizar estos momentos, escucharnos y apoyarnos entre todos.
Necesitamos compartir, ayudarnos, reinventarnos, apoyar iniciativas, dar visibilidad, crear orgullo y compromiso, sentir que estamos separados, pero juntos en esta lucha.
- Con iniciativas de escucha y también co-creativas para compartir la situaciones personales que estamos viviendo, para ayudarnos unos a otros, aportar ideas, con retos semanales…(Cafés virtuales, After Hours, TeaTime, Live Moments…)
- Hacer visible el esfuerzo interno, a los equipos que siguen trabajando, a los que se han adaptado a trabajar desde casa, recogiendo testimonios de orgullo.
- Apoyando entre todos iniciativas solidarias #Aplana la curva, #Juntos desde casa, #Respiradores4All
Creo sinceramente, que hoy más que nunca acelerar la CULTURA DIGITAL nos puede ayudar a superar los difíciles momentos y a salir reforzados:
- Be fast: seamos prácticos, rápidos, demos respuestas ágiles a lo que necesitan en estos momentos nuestros equipos.
- Be easy: facilitemos más que nunca la vida a los empleados. Hagamos fácil las nuevas situaciones y los retos del teletrabajo.
- Be cool: mantengamos el orgullo de compañía, a pesar de los duros momentos y seguro que duras decisiones, para sentirnos todos remando en el mismo barco, orgullosos de cómo está nuestra compañía abordando la situación. Sigamos siendo “cool” para ellos.
- Be human: aprovechemos las nuevas herramientas y tecnologías digitales para ser más humanos que nunca.
¡Mi mejor energía y positivismo para todos en estos momentos!
